El Libro Mayor y el Libro Diario

La empresa va generando operaciones diarias (compras, ventas, pago de nóminas, facturas varias, etc.) que hay que ir contabilizando.

El Libro Mayor y el Libro Diario son los documentos donde se recogen estos movimientos diarios, y nos permitirán tener toda la información contable ordenada y disponible para cuando necesitemos elaborar el Balance y la Cuenta de Resultados.
Cada operación contable origina un apunte que denominamos asiento y que se caracteriza porque tiene una doble entrada: en la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha (Haber) el origen de esos recursos. 

Ejemplo 1:
Veamos como se contabiliza la compra del camión que vimos en la lección anterior (adquisición de un camión de 1.000.000 pesetas financiada con un crédito). En primer lugar, la empresa recibe del banco el crédito de 1.000.000 pesetas Este será el primer asiento en el Libro Diario:. 

1.000.000 .......... Caja a Bancos .......... 1.000.000

En la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino de los fondos (el importe del crédito se ha ingresado en  la "caja" de la empresa) y en la derecha el origen de los mismos (el dinero proviene de un crédito del banco). 
En segundo lugar, compramos el camión con el dinero que tenemos en la caja: 

1.000.000 ........ Camión a Caja ........ 1.000.000

Como hemos indicado, todas las operaciones económicas que vaya realizando la empresa se irán recogiendo por orden cronológico en este Libro Diario. 

Ejemplo 2:
Veamos como se registran en el Libro Diario las siguientes operaciones: 
2.- La empresa pide un crédito de 500.000 pesetas
3.- Se adquiere una oficina por 750.000 pesetas (una ganga).
4.- Se devuelve el crédito de 500.000 pesetas al Banco.   

1.000.000 ...... Caja a Capital ...... 1.000.000

50.000 ...... Caja a Bancos ...... 500.000

750.000 ...... Inmuebles (oficina) a Caja ...... 750.000

500.000 ...... Bancos a Caja ...... 500.000

El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de "caja", otra a "bancos", otra a "capital", etc. 
El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario.
Cada página del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el Libro Diario se recoge también en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor.

Ejemplo 3: 
Veamos como se contabiliza en el Libro Mayor un crédito de 1.000.000 pesetas que solicita la empresa. 
La contabilización empezaría por el Libro Diario: 

1.000.000 ...... Caja a Bancos ...... 1.000.000

Y de aquí pasaríamos al Libro Mayor, a la página correspondiente a la cuenta "Caja", donde haríamos el siguiente apunte:

DEBE	HABER
1.000.000

Y en la página del Libro Mayor correspondiente a "Bancos" (créditos), haríamos el apunte:
.

DEBE	HABER
	1.000.000

Cuando necesitemos elaborar el Balance de la empresa, calcularemos el saldo de cada cuentadel Libro Mayor y ese saldo es el que aparecerá asignado a cada cuenta en el Balance. 

Ejemplo 4:
Tenemos las siguientes cuentas del Libro Mayor y vamos a calcular sus saldos:

DEBE	HABER
1.000.000	400.000
500.000	700.000
250.000
SALDO ...... 650.000

DEBE	HABER
500.000	500.000
	1.000.000
	1.500.000
	SALDO ...... 2.500.000

Al elaborar el Balance, nos aparecerá en el Activo, en la cuenta de "Caja", 650.000 pesetas, y en el Pasivo, en la cuenta de "Bancos", 2.500.000 pesetas

El Libro Diario recoge por orden cronológico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa. 

Pasivo

El pasivos se puede definir, la cantidad que se debe  (deudor) pagadera en dinero, bienes o servicios, un como consecuencia de una partida de activos, un servicio recibido lado de una pérdida incurrida una pérdida acumulada.

Se clasifica en:

1.       Pasivos corrientes o de corto plazo

2.       Pasivos fijos de largo plazo

3.       En pasivo diferido

4.       otros pasivos

Los pasivos corrientes son deudas que deben ser pagadas un periodo de tiempo no mayor a un año en el curso normal de operaciones de la empresa.

Pasivos corrientes: son deudas o o obligaciones contraídas por un negocio que vencen en un período no mayor a un año o dentro del ciclo normal de operaciones. Entre estos están:

1.       Cuentas por pagar a proveedores

2.       Documentos por pagar a corto plazo

3.       Suelos acumulados por pagar

4.       Impuestos sobre la renta por pagar

5.       Préstamos  por pagar corto plazo

6.       Intereses por pagar

7.       Dividendos por pagarés

8.       Bonificaciones por pagar (10% de las utilidades)

9.       Otros pasivos (hipotecas)

10.   Sobregiro bancario

11.   Porción corriente de la deuda a largo plazo

Pasivos fijos o de largo plazo: son deudas u obligaciones que poseen una empresa o negocio para ser pagada en un periodo de tiempo relativamente largo es decir más de un año

Tenemos:

1.       Documentos por pagar y largo plazo

2.       Préstamos por pagar largo plazo

3.       Hipotecas por pagar largo plazo

4.       Bonos

Pasivos diferidos: el recibo u obtención de dinero cuyo compromiso va a ser pagado en una fecha futura, y dentro de éstos tenemos, los ingresos no devengados o anticipos de cliente.

Otra clasificación del pasivo

Pasivo contingente: son activos potenciales los reales, ya que dependen de los acontecimientos: una presente y uno futuro. Es un pasivo posible que depende de lo que ocurrirá en el futuro de una transacción pasada.

Ejemplo: una demanda por daños y perjuicios o un litigio en los tribunales.

Las contingencias deben revelarse en otras a los estados financieros, ya que son difíciles de estimar y deben registrarse y para sentarse en el balance General, siempre que la incertidumbre sea mínima y pueda estimarse en forma razonable.

Pasivos estimados: son de unas obligaciones que diera una empresa o negocio en una fecha límite determinada, que saben que la devengo aéreo que el Valor o monto exacto no lo sabe. Ejemplo: pago del impuesto sobre la renta, cuando aún no se ha realizado el cierre del año fiscal.

Otros pasivos: la renglón está integrado por todas aquellas deudas hubo obligaciones y de la empresa, pero que no se encuentra determinadas, sino quieren hacerlo. Y pueden ser de corto o mediano y largo plazo. Como son: preaviso, cesantía, vacaciones, regalías entre otras.

Distinción entre deuda y patrimonio

Distinción entre deuda y patrimonio

Las empresas tienen dos fuentes básicas de financiamiento: los pasivos y el patrimonio de los propietarios.

Los pasivos se diferencian del patrimonio de los propietarios en diversos aspectos. Las características que más claramente distingue a los derechos de los acreedores del patrimonio de los propietarios es que, todos los pasivos vencen. 

El patrimonio de los propietarios no vence. La fecha en la cual un pasivo vence se denominará fecha de vencimiento. Los proveedores de capital prestado son acreedores del negocio, no propietarios.

Los derechos de los acreedores tienen prioridad legal sobre los propietarios. Esto quiere decir, que sea un negocio suspender sus operaciones y se liquida, los acreedores deben recibir el pago en su totalidad antes de hacer cualquier distribución a los propietarios. 

La contabilidad computarizada

“La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización”.
(Valeri 2001)

A finales de los años setenta y comienzos de los ochenta los programas administrativos computarizados, como consecuencia de la globalización de las transacciones comerciales, trajo como consigo la necesidad de contar con información confiable y refinada para la toma de decisiones, así como la emisión oportuna de informes y reportes financieros para un cabal cumplimiento de los deberes formales de la empresas. La situación antes mencionada produjo un cambio significativo en la dinámica administrativa de las empresas, por otra parte los entes gubernamentales afinaron y comenzaron a exigir en sus controles en los aspectos laborales y tributarios; situación que dinamizo positivamente los sistemas administrativos, los cuales se fueron adaptando a ese nuevo escenario.

Por otra parte los recursos humanos que deben atender dicha situación, se han preparando sobre la marcha de manera informal. Mientras que las Universidades han permanecido con sus mismos programas de formación en las carreras de las ciencias administrativas, así como el mantenimiento de los mismos recursos y estrategias en el proceso de enseñanza aprendizaje.

Es fundamental un cambio profundo e innovador,no solo en las estrategias, también deben implementarse nuevos recursos ya quela dinámica contable de las operaciones, cambio a la velocidad de la luz,anteriormente las transacciones se efectúan vía telex, ahora se realizan víaemail, se pagaba con cheque o efectivo ahora existen transaccioneselectrónicas, entre otras.
Los facilitadores deben abrir su mente, sus conocimientos ponerlos al servicio de sus participantes, colaborando y cooperando para que estos se conviertan, en los directores de sus procesos de aprendizajes, creando en ellos los espacios para que compartan los conocimientos adquiridos.

La nueva tecnología de la información se basa en mecanismos complejos que se han descubierto en los últimos tiempos: la computación, la microelectrónica y las telecomunicaciones. En cada una de ellas se inventa permanentemente, a un ritmo sorprendente, nuevos materiales, sistemas, herramientas y técnicas cada vez más eficientes. Toda esta combinación de alta tecnología, nos ofrecen oportunidades que pocos hemos imaginado, oportunidades que han alcanzado a hacerse presentes en muchos campos, tal como de su aplicación en la educación y en la Administración.

En nuestras universidades normalmente se inicia el proceso de enseñanza en sesiones meramente presénciales, donde el docente es el dueño de la información, la cual es trasmitida de acuerdo a esquemas tradicionales, donde los únicos recursos y materiales son la pizarra y la tiza o marcador. Los profesores de Contabilidad es fundamental que efectúen un cambio en sus estrategias de enseñanza, ya que el aumento de las transacciones y la globalización los registros contables que antes se realizaban a mano, actualmente deben hacerse en tiempo real a la velocidad de luz o muy cerca de ella. Por lo tanto, si los productos que genera la contabilidad se mueven con tal rapidez transportados por ordenadores; los profesores se muevan a la misma velocidad de hace treinta años atrás, lo cual lo desdibuja en el escenario actual.

La computación tiene vital importancia en la educación superior, porque hace posible una amplia gama de simulaciones docentes. En el campo de la Administración y específicamente en la asignatura de contabilidad es indispensable que el estudiante tenga pleno conocimiento del uso de las hojas de cálculo electrónicas para realizar estados financieros, proyecciones y análisis contables; y que además tenga la experiencia del funcionamiento de un sistema contable automatizado.

Importancia de las cuentas por cobrar

La cuentas y documentos por cobrar son importantes porque representan activos exigibles, derechos que la empresa tiene sobre sus clientes para obtener beneficios por mercancías vendidas y otros servicios que dicha empresa tenga.

Los principales son:

·         Cuentas por cobrar clientes

Está compuesto por montos que acuerdan los clientes con la empresa debido a créditos tomados por la venta.

·         Cuentas por cobrar empleados

Son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario.

Otras cuentas por cobrar:

Estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o pérdidas entre otros También se pueden incluir los intereses acumulados por cobrar, impuestos por cobrar. Por lo general, estas son a largo plazo, pues su vencimiento es mayor a un año. No obstante tienen una parte circulante, que vence cada año.

Existen dos métodos para contabilizar las cuentas y documentos por cobrar que parecen incobrables:

·         Método de Estimación:

Este se puede estimar de dos formas:

a) Porcentaje sobre ventas

b) Por antigüedad de saldos

·         Método de Cancelación Directa:

Para presentar Estados Financieros más exactos las  compañías con cuentas por cobrar significativas  utilizan la Provisión de cuentas incobrables, la cual  es una contra cuenta de las cuentas por cobrar.

Los usuarios de la información financiera

Propietarios: 

Los propietarios de una entidad necesitan la información financiera para determinar el éxito o de aquella. Con esta información, los propietarios pueden tomar decisiones con respecto al incrementar o disminuir o conservar su inversión actual en la empresa.

Acreedores: 

Tanto para los acreedores actuales como para los potenciales. En sus decisiones conciernen a la atención de crédito y a las condiciones del convenio respectivo. Deben igualmente evaluará las probabilidades de que el pago se hará al vencimiento del adeudo.

Propietarios en potencia

 Estos usuarios requieren saber con cuánta efectividad la administración ha dejado sus funciones en el pasado. La edad interesa igualmente la participación que pueden obtener y el rendimiento que sea posible esperar de su inversión.

Clientes:

Estos tienen un interés particular en saber si esta entidad se encuentra en situación de continuar operando.

Empleados:

Los empleados pueden con esta información fijar sus expectativas y operaciones en el renglón de salarios.

Entidades gubernamentales:

Usan la información para evaluar las declaraciones para el pago de impuestos y para establecer las contribuciones que deben pagar.

Contabilidad

Definiciones de contabilidad. 

1. Contabilidad: es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones que se realizan en una entidad económica con el objetivo de facilitar a los de a las diversas interesados en tomar decisiones en relación a dicha entidad.
2. La contabilidad es una ciencia: ya que provee de conocimientos verdaderos, medibles, sistemáticos y requiere de una serie de pasos para realizar una tarea. 
3. La contabilidad es arte: porque requiere de la rudeza de crear, de registrada, de clasificar. Ya que resume y procesa el patrimonio.
4. La contabilidad: es un sistema integrado de principios y normas que se encarga de analizar, cuantificar, clasificar y organizar la información de los estados financieros para que los usuarios puedan tomar decisiones. 

La importancia de la contabilidad

La importancia de la contabilidad radica en el control que ésta representa en una empresa, para medir las negociaciones mercantiles y financieras. Para obtener mayor productividad y así lograr el mayor aprovechamiento del patrimonio.

Ramas de la contabilidad

1. Contabilidad a financiera: un sistema de información orientado proporcionar información a terceras personas en relacionadas con la prensa, como: accionistas en instituciones de crédito, inversionistas, etc.
2. Contabilidad fiscal: sistema de información orientado a cumplir a las obligaciones tributarias de las organizaciones.
3. Contabilidad administrativa: al servicio de las negociaciones necesidades de la empresa, de la administración, destinada a facilitar las funciones de planificación, control y, toma de decisiones
4. Contador público: un profesional dedicado a aplicar, manejar e interpretar la contabilidad de organización o persona, con la finalidad de diseñar mecanismos de apoyo a la gerencia para la toma de decisiones. Da fe pública, declara impuestos y consultaría administrativa.
5. Contador privado: en esa parte de la plantilla de la empresa. Teneduría de libros, preparar los estados financieros, prepara presupuestos, y realiza auditorías internas.

Existencia

La cuenta de "existencias" es una cuenta de Activo (siempre aparece en el Activo del Balance) y en ella se contabilizan todos los movimientos relativos a las mercaderías. Esta cuenta se incluye dentro de lo que denominamos "Activo circulante", ya que las existencias entran y salen de la empresa, no tienen un carácter permanente, a diferencia, por ejemplo, de las maquinarias.


 Adquisición de existencias.

La empresa compra mercaderías y las paga, bien en el momento (compra al contado) o dentro de un plazo acordado con el vendedor (compra a plazo). Esta diferente forma de pago va a originar distintos movimientos contables.

Si paga al contado: se produce un movimiento dentro del Activo del Balance, ya que se incrementa  una cuenta (existencias) a costa de disminuir otra (caja o bancos), con lo que el total del Balance no se ve afectado.

Imaginemos que la empresa adquiere existencias por 800.000 pesetas que paga con dinero de la "caja"; su contabilización en el Libro Diario será:

800.000 Existencias a Caja 800.000

Su reflejo en el Balance es el siguiente (vamos a partir de un Balance inicial con un Activo de 1.000.000 pesetas en "caja" y un Pasivo de 1.000.000 pesetas en "capital"):

ACTIVO	PASIVO
Caja ........................................  200.000	Capital ................................  1.000.000
Existencias ...............................  800.000

Si la compra de existencias se deja a deber al vendedor se origina entonces un movimiento entre Activo y Pasivo del Balance, ya que se incrementa una cuenta del Activo (existencias) y se incrementa también una cuenta del Pasivo (proveedores).

De esta manera el Balance aumenta de tamaño, pero sigue equilibrado (Activo y Pasivo aumentan en la misma cuantía).

Su contabilización en el Libro Diario será:

800.000 Existencias a Proveedores 800.000

Y el Balance quedará:

ACTIVO	PASIVO
Caja ......................................  1.000.000	Capital ................................  1.000.000
Existencias .............................. 800.000	Proveedores .......................    800.000

Atención: se requiere concentración...(apaguen el ordenador y no se distraigan) 

 Existencias

Habíamos dicho que un apunte en el "debe" (izquierda) del Libro Diario referente a una cuenta de Activo (por ejemplo "existencias) significaba que esa cuenta se incrementaba, mientras que un apunte en el "haber" (derecha) significaba una disminución.

Pero...¿que ocurre con cuentas del Pasivo?, ¿funcionan de igual manera o justo al contrario?...apuestas.... Los que digan que funcionan igual que levanten la mano.... Bien, todos ustedes copien 100 veces "no volveré a equivocarme".

Efectivamente, las cuentas del Pasivo funcionan justo al contrario, tal como se puede ver en este ejemplo con "proveedores": el apunte en el "haber" (derecha) del Libro Diario ha significado un incremento de esta cuenta.


Venta de existencias.

Cuando la empresa vende existencias existen igualmente dos posibilidades.

Que las cobre al contado o que conceda un plazo al comprador. Si las cobra al contado se produce un movimiento entre dos cuentas del Activo: disminuyen "existencias" y aumenta "caja" (o "bancos" si se cobran a través de éstos).

Su apunte en el Libro Diario (imaginemos que se han vendido 500.000 pesetas):

500.000 Caja a Existencias 500.000

Y el Balance quedará (continuamos con el ejemplo en el que habíamos adquirido existencias pagando al contado):

ACTIVO	PASIVO
Caja ......................................    700.000	Capital ................................  1.000.000
Existencias ............................    300.000

¿Por qué en "caja" aparece un saldo de 700.000 pesetas? Para ello acudimos al Libro Mayor:

Caja

DEBE	HABER
1.000.000	800.000
500.000
SALDO ............. 700.000

Clientes Y Proveedores

La cuenta de "clientes" es una cuenta del Activo, donde se recogen las deudas que tienen los clientes con la empresa como consecuencia de ventas que ésta les ha realizado y que ellos aún no han pagado.

La cuenta de "proveedores" es una cuenta del Pasivo, donde se contabilizan las deudas que la empresa tiene con sus proveedores por compras que ha realizado y que todavía no ha pagado.

Por tanto, la cuenta de "clientes" siempre aparecerá en el Activo del Balance, mientras que la de "proveedores" siempre estará en el Pasivo.

En ambas cuentas se contabilizan exclusivamente operaciones relacionadas con la actividad típica de la empresa; ¿qué quiere esto decir?...pues, sencillamente, que, por ejemplo, una empresa que venda ordenadores contabilizará en estas cuentas exclusivamente operaciones típicas de su actividad comercial.

Si en un momento dado esta empresa adquiere un inmueble, la parte del pago que quede aplazada no se contabilizará en "proveedores", sino en la cuenta "otros acreedores" (que también es una cuenta del Pasivo). Asimismo, si es la empresa la que vende el inmueble, la parte aplazada de la venta no figurará en "clientes", sino en la cuenta "otros deudores" (cuenta del Activo).

Caja y Bancos en Contabilidad

Caja y Bancos son dos cuentas del Activo, donde se contabiliza la tesorería de la empresa.

Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que está físicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta corriente, depósito, etc.).

Son cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo será positivo o como mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte -100 pesetas).

No debemos confundir esta cuenta de "bancos" del Activo con otra cuenta del Pasivo que denominaremos también "bancos" o "créditos" y donde se contabiliza el dinero que la empresa debe a los bancos (créditos, préstamos, etc.). 

El efectivo

EFECTIVO: IMPORTANCIA DEL BUEN MANEJO Y CONTROL

El efectivo, es sumamente importante en una empresa, organización, entidad y cualquier tipo de negocio, porque es el medio de obtener mercancías y servicios, flujo de bienes, como su obtención, producción y distribución.

El efectivo es: todos los billetes de banco y las monedas, cheques recibidos de los clientes y las cuentas bancarias, y permite invertir, pagar cuentas, producir inventario, sin estas operaciones es imposible la existencia de una entidad económica. En fin el efectivo permite que en la empresa haya servicios y bienes.

La importancia del control del efectivo y su manejo tiene que ver mucho en la facilidad que este permite al empresario de captar y realizar operaciones, que siempre debe estar regulada para que este no vaya a ser mal invertido.

Por esto el contador debe por lo regular la evaluación los informes financieros de la empresa revisando el sistema de control interno.

Para llevar ese control de todo lo que las empresas por lo general necesita de crean o establecen fondos a los cuales se les asigna una cantidad x, y estas son puestas a control de una persona encargada de velar por este y mantenerlo estables, tratando de que estos no se excedan pero tampoco que les falta o sobre demasiado, estos fondos se establecen como una forma de control y medida presupuestaria de los gastos que tiene una empresa.